DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Foi publicado no Diário Oficial da União em 19/03/2020, o Decreto 10.278/20, que estabelece a técnica e os requisitos para digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
A matéria prevê, dentre outros pontos, que o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
A digitalização de documentos em atendimento ao eTCM
Em continuidade ao programa de implantação do seu processo eletrônico, o Tribunal de Contas dos Municípios lança nesta quinta-feira (29/10) o hotsite do Sistema eTCM. A ferramenta tem como objetivo reunir em um só ambiente as informações mais relevantes sobre esse novo sistema, que irá informatizar todos os procedimentos processuais de exame de contas das prefeituras, câmaras municipais e autarquias dos 417 municípios baianos, eliminando a tramitação de documentos físicos (em papel). Além de economia, a tramitação dos processos por meio eletrônico dará maior transparência e agilidade no exame das contas públicas municipais. O uso do processo eletrônico será regulamentado em breve através de resolução do TCM.
O hotsite do eTCM foi cuidadosamente desenvolvido pela equipe técnica para ensinar de forma clara e objetiva todas as funcionalidades desta nova ferramenta. Para isso foram elaborados vídeos tutoriais, que demonstram passo a passo todas as atividades que os usuários devem praticar para a correta inserção dos dados e documentos. Inicialmente foram produzidos quatro vídeos que abordam temas iniciais para que o público se familiarize com o sistema e possa testá-lo, são eles: “Como organizar os documentos digitalizados para envio através do Processo Eletrônico do TCM-BA”, “Como acessar o sistema de Teste do Processo Eletrônico do TCM-BA o e-TCM”, “Como Cadastrar as Informações da Prestação de Contas mensal no sistema de teste do Processo Eletrônico TCM-BA” e “Enviar Prestação de Contas Mensal através do sistema teste Processo Eletrônico TCM-BA”.
O portal também é composto por orientações sobre a forma de armazenamento dos documentos nos computadores dos responsáveis pelo envio, a necessidade de uniformizar a nomeação desses arquivos, o formato dos documentos e a resolução suportada pelo sistema. Ainda foi produzido um quadro com perguntas sobre eventuais dúvidas, abordando diversos aspectos do processo eletrônico, com vistas a dirimir com maior rapidez e precisão as dúvidas dos usuários.
O acesso ao hotsite se dará pelo endereço http://www.tcm.ba.gov.br/etcm-manual/, mas também será disponibilizado permanentemente um ícone de acesso no site do TCM.