ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
A administração pública gera simultaneamente diversos documentos, principalmente concernentes às prestações de contas (Processos Administrativos, Dispensas, Inexigibilidades, Licitações, Contratos, Processos de Pagamentos, Conhecimentos de Receita, Folhas de Pagamentos, Balancetes e outros), dos quais necessitam de uma estrutura física adequada e técnicas para o seu devido arquivamento.
No meio físico ou digital, o armazenamento de documentos da gestão administrativa deve seguir padrões adequados. Por isso, é importante saber quando, onde e por quanto tempo cada informação deve ser mantida guardada.
Documentos como processos de pagamentos, licitações, contratos, aditivos, conciliações comprovantes de tributos pagos, notas fiscais, folha e/ou registros de pontos funcionários, rescisões, dentre outros devem ser especialmente armazenados, seguindo o prazo estipulado por lei.
O período de guarda pode normalmente pode variar em até 30 anos. No entanto, é importante que essas informações sejam preservadas a partir do momento em que o documento é criado até a extinção do prazo de sua conservação, tendo em vista as diversas autuações por órgãos fiscalizadores quanto a comprovações documentais e/ou veracidade de informações durante um processo fiscal ou trabalhista.
ETAPAS DO PROCESSO DE ARQUIVO E ARMAZENAMENTO
A triagem - Separação e Eliminação de todos documentos dos quais serão ou não arquivados.
A classificação - Atividade de identificação, conforme o conteúdo e/ou composição do documento. (seleção da categoria de assunto sob a qual serão arquivados)
As condições da estrutura física; a manutenção; a forma da guarda, conservação e segurança dos documentos
Metodologia da Organização - Determinar critérios e tempo do armazenamento
